5 problemas a evitar con la afiliación a la seguridad social de tus trabajadores

Ahora, para centrarnos específicamente en el plano legal, en CL Colombia te contamos cuáles son tus obligaciones como empleador, en cuanto a la afiliación al sistema de seguridad social en el país, y 5 problemas que te puedes evitar al hacerla correctamente.

¿Qué implica la afiliación a la seguridad social en Colombia?

La afiliación a la seguridad social en Colombia implica que tus trabajadores desde el primer día de su contrato cuenten con la afiliación y cotización mensual a salud, pensión y a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL). 

Esta obligación es tanto para trabajadores con contrato laboral, como para aquellos en otras modalidades contractuales, como la de prestación de servicios.

Los aportes se deben realizar mensualmente y de forma puntual por el tiempo trabajado de cada empleador y se dejan de realizar en el momento en que se da por terminado su contrato.

¿Cuál es el valor que debo pagar como empleador para la seguridad social?

El valor de los aportes es proporcional al salario devengado por los empleados, pues se fija con un porcentaje sobre este. En ningún caso el Ingreso Base de Cotización (IBC) puede ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente en Colombia.

En el caso de los empleados con un contrato laboral, tenemos que, el porcentaje que te corresponde pagar mensualmente como empleador es:

• A salud: Debes aportar el 8.5% sobre el Ingreso Base de Liquidación (IBC). El empleado debe aportar 4%, sobre la misma base, para completar el 12.5 % total que exige la Ley. O si tu empresa cumple con los requisitos legales para ser exonerado del presente rubro solo se pagará el aporte que realiza el empleado del 4%.
• A pensión: Debes aportar como empleador el 12% sobre el IBC. El empleado está a cargo de pagar el 4%, para completar el 16% que determina la Ley en Colombia.
• A ARL: Los aportes a ARL corren por tu cuenta en calidad de empleador. El valor del aporte se fija por medio de un porcentaje sobre el IBC y este depende del nivel de riesgo que corra cada empleado en el ejercicio de su labor.

Estos porcentajes se fijan en el artículo 2.2.4.3.5 del Decreto 1072 de 2015, que reglamenta el artículo 27 del Decreto 1295 de 1994 y pueden ser desde el 0.522% (Riesgo I), hasta el 6.960% (Riesgo V).

• A Parafiscales: los aportes a parafiscales son pagos que se realizan a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA y corresponden al 9% del total de la nomina desglosado de la siguiente forma: Caja de Compensación Familiar 4%, ICBF 3% y SENA 2%. SI eres exonerado de Parafiscales solo debes pagar lo correspondiente al Caja de Compensación Familiar

5 problemas que evitas con la afiliación a la seguridad social de tus empleados

Luego de tener mayor claridad sobre lo que implica la afiliación a la seguridad social de tus trabajadores, y de conocer cómo se calculan los aportes mensuales, es importante que conozcas los 5 problemas que puedes evitar al realizarlos en tiempo y forma:

1. Sanciones del Ministerio de trabajo

El Ministerio de Trabajo sanciona a los empleadores en caso de la no afiliación o pago incorrecto o discontinuo de los aportes al sistema de seguridad social integral en Colombia. Las sanciones involucran sumas de dinero que pueden ir desde 1 hasta 5.000 SMMLV.

2. Afectación del patrimonio

Tu patrimonio se verá comprometido legalmente para cubrir las sanciones impuestas por los diferentes organismos y entidades, en caso de encontrar ausencia de afiliación o inconsistencias en los aportes a salud, pensión, ARL y Parafiscales. 

En caso de presentarse algún accidente, enfermedad, incapacidad o licencia por parte del empleado y, de no ser cubierta por las entidades aseguradoras como consecuencia del no pago o afiliación correspondiente, deberías asumir los gastos por tu cuenta.

3. Sanciones por parte de las prestadoras de servicios de Seguridad Social

Las diferentes entidades aseguradoras pueden sancionar a los empleadores por mora en los pagos o por no presentar la novedad de retiro de los empleados, tras la terminación de contrato o cambio de entidad.

4. Sanciones de la UGPP

La Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP) puede investigar, fiscalizar y sancionar a empleadores que no cumplan con las obligaciones de aportes y afiliación a la seguridad social.

Las sanciones se pueden imponer también en caso de mora, errores en el diligenciamiento de los formularios que alteren el tipo de cotizante, el valor del IBC y en los días compensados.

La UGPP puede iniciar la fiscalización de empresas o empleadores en caso de las diferentes irregularidades, las cuales pueden tener implicaciones judiciales y sanciones monetarias que podrían llegar hasta los 15.000 UVT, equivalentes a más de 534 millones de pesos para el 2020. 

5. Sanciones judiciales

El empleado afectado puede imponer acciones judiciales ante un juez laboral, con lo que los problemas por la no afiliación o inconsistencia con los aportes a la seguridad social podrían dañar tu reputación y tranquilidad, más allá de las implicaciones monetarias a las que pudiese fallar el juicio.

¿Cómo realizar la afiliación de seguridad social y evitar estos problemas?

Como ves, no es solo cuestión de tener la intención de afiliar y realizar los aportes a seguridad social, pues también debes asegurarte de hacerlo bien. Para esto, lo ideal es contar con expertos en materia de seguridad social dentro de tu empresa.

Si no cuentas dentro de tu empresa con la persona idónea, puedes delegar la administración de seguridad social a nuestro equipo de expertos en materia legal y en gestión de aportes para empresas e independientes. En CL Colombia nos encargamos de:

• Realizar la afiliación de tus empleados al Sistema de Seguridad Social en Colombia.
• Diligenciar los formatos y liquidar los aportes mensuales vía operador de pago oficial.
• Presentar novedades de retiro, traslados y otras a las que haya lugar.
• Asesorar y acompañar legalmente en caso de requerimientos judiciales.

Para más información sobre lo que podemos hacer por ti en materia de seguridad social en Colombia ¡Contáctanos!

Conclusiones

La afiliación a la seguridad social en Colombia es una responsabilidad legal y moral que tienen los empleadores.

La afiliación y los aportes mensuales se debe realizar con base en el IBC y durante el tiempo que el empleado esté contratado con tu empresa.

Al no realizar la afiliación o el aporte correcto mes a mes se generar problemas para el empleador, que van desde sanciones monetarias, hasta acciones legales que pueden involucrar el patrimonio, reputación y calidad de vida.